KFZ-Werkstatt meines Onkels digitalisieren

[Nightangel]

Hallo Leute,

Wie im Titel erwähnt betreibt mein Onkel eine KFZ-Werkstatt. Allerdings geht es dort noch sehr stark wie in der Steinzeit zu. Also wird dort alles ausgedruckt, manuell verglichen und dann auf Zetteln notiert und abgeheftet.
Das kostet: 1) Sehr viele Nerven, da sie ständig kleine Flüchtigkeitsfehler machen oder einfach viel Stress haben und 2) SEHR viel Zeit. Zum Beispiel sitzen mein Onkel und seine Frau am Samstag und Sonntag in der Werkstatt und vergleichen Überweisungen ihrer Kontoauszüge mit offenen Rechnungen von Kunden um diese dann als bezahlt zu markieren.

Mein Onkel ist leider nicht sehr gut im Umgang mit Software und hat da sehr große Probleme.

Ich habe mir allerdings mal vorgenommen, so viel wie möglich zu digitalisieren um ihnen Arbeit und Kosten zu sparen.
Weiterhin würde ich die beiden auf Fortbildungen schicken, da ich nicht die nötige Zeit oder Nähe (wohne 500 km entfernt) habe um ihnen alles zu erklären.

Nun aber zum technischen Teil des Problems:

Hat da evtl jemand Erfahrung mit oder ist bereits Unternehmensberater und könnte mir da entweder etwas helfen oder mir eine Anlaufstelle (Forum, etc) empfehlen bei der ich mich melden kann?
Nun ist ja hier das Problem, dass alles sehr individuell angepasst werden muss. Leider kann ich momentan noch nicht all zu viel über deren Alltag und die Prozesse berichten, da ich mich noch nicht mit ihm hingesetzt habe um alles zu bereden.
Allerdings würde ich ihm definitiv als erstes ein ERP,CRM oder sonst was aufsetzen, dass ihm bei den Alltagsproblemen unter die Arme greift.

Ein weiteres großes Problem was mir einfällt wäre das bereits angesprochene Problem mit dem bearbeiten von Kontoauszügen. Da gibt es doch sicherlich eine Software für , der man einfach einen Kontoauszug übergibt und die diese dann mit der hinterlegten Kundendatenbank und offenen Stellen vergleicht.

Hat da evtl jemand Erfahrung mit oder könnte mir da anderweitig ein paar Tipps geben?

MfG
Nightangel

 

[devrim]

Viele Teilelieferanten haben fertige Lösungen. Einfach mal anfragen.

 

[drfuture]

Wenn dann würde ich ein Komplett-Produkt nehmen wie z.B. http://www.open3a.de/page-Startseite (nicht getestet aber liest sich vernünftig)
Bei Lösungen von Liferanten ist man meist an diesen Zulieferer gefunden, insofern man mehrere Produkte kauft ist das Einlernen für nicht IT-Afine wesentlich schwerer...

Angebot > Rechnung > Überweisungen prüfen > Buchhaltung sind Vorgänge in jeder kleinen Firma - dafür gibt es mehrere Produkte die alles in einem Vereinen.

 

[Nightangel]

Danke für die Antworten!

Er bestellt seine Teile immer genau bei einem Zulieferer, der PV heißt (glaube ich) und dafür hat der auch schon eine Software die sie benutzen.
Ich weiß nicht ob die Software mehr Funktionen hat aber sie benutzen soweit ich weiß nur die Bestellfunktion für neue Teile.

Open3a sieht ganz interessant aus, an sowas habe ich auch gedacht.
Kannte ich bisher nicht, daher danke für den Tipp

 

[sia]

Ich würde erst mal ein stichpunktartiges Pflichtenheft erstellen. Danach kann man weiter schauen.

Ich war als Buchhaltungsprogramm von http://invoiceplane.com sehr begeistert, das ist extrem einfach und intuitiv zu bedienen (insbes. für deinen Onkel vielleicht sinnvoll) und Open Source. Falls du jemanden kennst, der PHP programmieren kann, kann der das dann auch anpassen. Ist auf lange Sicht sicher billiger als eine proprietäre Lösung.

Falls nicht, findest du auf Xing oder LinkedIn und diversen Projektplattformen einen Haufen Entwickler. Kostet dann halt ein paar tausend Euro.

Schreib mir mal ne PN mit der PLZ deines Onkels, eventuell bin ich (tatsächlich Administrator und IT-Berater für Startups) ja in der Nähe.
Habe dir alternativ mal meine Visitenkarte per PN geschickt.

 

[Baer]

Lese ich da Werbung in eigener Sache? *hüstel*

Es gibt für Werkstätten diverse kostenlose und kostenpflichtige Branchenlösungen, wobei ich die kostenpflichtigen bevorzugen würde da die einen Support beinhaltet.

Nenne da mal ohne Wertung Kfz-Faktura oder loco-soft.

Bezüglich PV gibt es auch etwas.

 

[sia]

Gute Tipps mit den Branchenlösungen. Eventuell braucht man die gar nicht, das sollte man wie gesagt mit einem Pflichtenheft abklären.

EDIT: Bei den kostenlosen Lösungen kann man i.d.R. kostenpflichtigen Support "nachbuchen". Kommt oft preislich auf einen ähnlichen Betrag raus wie bei Kaufsoftware, daher sollte man da eher weniger auf den Preis schauen. Weder ist es so, dass zunächst kostenlose Software kostenlos bleibt, noch ist es so dass sie durch das fehlende Preisschild nichts taugt.

Lese ich da Werbung in eigener Sache? *hüstel*

Nein, nur eine Antwort auf:

Hat da evtl jemand Erfahrung mit oder ist bereits Unternehmensberater und könnte mir da entweder etwas helfen oder mir eine Anlaufstelle (Forum, etc) empfehlen bei der ich mich melden kann?

Die Anpassung von InvoicePlane kann ich nicht vornehmen, da ich Admin und Berater und kein Programmierer bin

 

[virtus]

@Baer: phre4k hat genau auf die Anfrage des TS reagiert. Jede andere Antwort kann, mit Verlaub, nur weniger kompetent sein. Auch wenn es für phre4k eventuell zu einem neuen Kunden führen könnte und er damit auch einen persönlichen Vorteil zieht, ist es eine perfekte Lösung für die Anfrage des TS. Ich sehe keinen Grund, warum das nicht erlaubt sein sollte.

@phre4k php ist ... ich will nicht sagen hässlich, aber schon. Hast du zufällig etwas wie invoiceplane.com als Desktop Applikation, vorzugsweise in Java geschrieben?

 

[sia]

Joah, die neue Version von InvoicePlane wird mit Laravel entwickelt, das ist dann nicht mehr ganz so hässlich. PHP braucht halt nicht nur fähige Entwickler, sondern auch einen fähigen Admin. Bei vielen Nutzern oder großen Datenbanken gibt's da ohne Optimierung schnell einen Performance-Engpass. Und mit Fuzzing-Tools findet man recht schnell SQL-Injections – was bei InvoicePlane (oder dem ehemaligen Mutterprodukt "FusionInvoice", von dessen FLOSS-Version es abgespalten wurde) afaik nicht oft vorkam.

Ich habe im Java-Bereich Erfahrungen mit comarch ERP, das ist vom Funktionsumfang etwas umfangreicher (richtung Sage und SAP). Das kann man aber kaum selbst erweitern, ähnlich wie bei SAP ist auch die Preisgestaltung der Entwickler (recht teuer, da komplex). Für eine kleine Klitsche vielleicht nicht optimal, insbesondere durch den Schulungsaufwand eher für Handelsunternehmen interessant.

Ansonsten mit Java... uff. OpenBravo "kenne" ich noch aus dem Open-Source-Bereich, hatte damit aber bisher kaum Berührungspunkte. JFire würde ich da als deutsche Firma vorziehen, ist aber mittlerweile wohl relativ tot. Kannst du denn Java programmieren und kommst aus seiner Umgebung?

Andere Java-ERP-Lösungen, von denen ich bis dato kaum etwas gehört hatte, finden sich bei Wikipedia:
https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_ERP_software_packages

Wie gesagt, ohne genau abgesteckte Anforderungen ist das eher die Suche nach der ERP-Nadel im Softwareheuhaufen. Eine Lösung kann für die eine Werkstatt super geeignet sein, die andere Werkstatt durch Änderungen im Workflow aber in den zeitlichen Ruin treiben. Ich habe im Rahmen eines Praktikums mal eine Werkstatt betreut, die im Jahre ~2009 immer noch ein DOS-System eingesetzt hat. Das wurde nicht mehr vom Hersteller unterstützt (der war iirc sogar pleite) und hatte natürlich den Y2K-Bug und was nicht noch alles, aber die Leute kannten es und der Laden lief damit.

Was die heute nutzen... keine Ahnung. Leider auch nicht mehr meine Firma oder mein Spezialgebiet...

EDIT: HA! Da hab ich doch im verlinkten Wiki-Artikel am Ende noch einen lila Link gefunden, der das Erstellen eines Pflichtenhefts erleichtern könnte:
https://en.wikipedia.org/wiki/ERP_system_selection_methodology
Ganz vergessen! Der Artikel erklärt, wie man bei der Auswahl eines ERP-Systems vorgehen sollte. Hatte ich vor ner ganzen Weile auch mal gelesen, als es um die Auswahl eines ERP-Systems für einen meiner Kunden ging. Der Kunde hat natürlich nicht auf mich gehört (ich sagte, wir sollten ein Pflichtenheft erstellen) und meiner Ansicht nach vorschnell entschieden. Diesen Fehler sollte man nicht machen.

EDIT2: Gerade mit "dos werkstatt software" das hier gefunden (anscheinend? nicht DOS, aber könnte dennoch interessant sein):
https://www.werbas-ag.com/startseite/

Unter dem Google-Link in Anführungszeichen findet sich noch viel mehr Heu für unseren Haufen

 

[virtus]

Kannst du denn Java programmieren und kommst aus seiner Umgebung?

In der Theorie oder in der Praxis? In der Theorie sollte ich nahezu perfekt Java programmieren können, in der Praxis reicht es für das, was ich so machen muss aus.
Die Frage war mehr aus Interesse an Software im Allgemeinen gestellt, als daran, die Software für den TS zu modifizieren. Man weiß ja nie, ob man es nicht dann und wann mal brauchen könnte.

 

[Nightangel]

Ja ein Pflichtenheft ist auf jeden Fall ne gute Idee. Hatte das auch so in der Art vor: Einen Arbeitstag hinterher dackeln und gucken was für Prozesse so exisitieren und dann mal einen Sonntag diskutieren was man so ändern kann/möchte.
Will ja auch nicht auf Teufel komm rauß ALLES digitalisieren, nur die Basics und evtl die Sachen die sehr zeitaufwendig sind.

By the Way: Bin übrigens beruflich Java Entwickler, daher hätte ich da eher kein Problem. Aber habe wie gesagt nicht vor da irgendwas großartig anzupassen. Denen genügt bestimmt eine Out-of-the-Box Lösung die simpel ist aber funktioniert.

Danke aber schon mal für die ganzen Links! Werde mir bei Gelegenheit mal alles genauer anschauen und richtig durchlesen!

MfG,
Nightangel

P.S.
Die haben theoretisch auch schon eine IT-Infrastruktur mit einem eigenen Server, Netzwerk pi pa po. Sie wissen es nur nicht. Hatte vor einiger Zeit mal Kontakt mit deren Informatiker

 

[drfuture]

Lol

 

[Nightangel]

@drfuture:

Habe ich den Witz im meinem Beitrag übersehen? Oder wieso lachst du? ^^

 

[drfuture]

Das mit der "Die Betreiben eine IT wissen es aber nicht" kann man in viele Richtungen deuten.. von
*halten den pc für eine Heizung*
über
*Die haben nen RZ im Keller.... da hat der Informatiker seine Filmsammlung drauf... in der Werkstatt gut versteckt*
bis hin zu
*Nächstes Jahr schenken wir ihnen ein iPad als Schneidebrett für die Betriebskantine*

egal wie - lustig ist es so oder so

 

[Nightangel]

Ok jetzt musste ich auch lachen, danke xD

 

[Yoshi]

Meine Partnerin und ich nutzen für die Buchhaltung, also Rechnungen schreiben, Angebote schreiben, Kundenverwaltung sowie Abgleich der Zahlungen Lexware Büro Easy. Kostet knapp 6,- EUR im Monat und für uns reicht es allemal.
Gibt auch erweiterte Pakete, musst mal schauen was eher geeignet wäre. http://shop.lexware.de/buerosoftware

 

[Nightangel]

@Yoshi:
Oh dein erster Beitrag und dann auch noch für mich. Ich fühle mich geehrt

Und danke für den tipp, schau es mir mal an

 

[Doc Lion]

Wenn ich mir die Beiträge von Nightangel durchlese, fällt es mir schwer zu glauben, dass du aus einer Entfernung von 500 Kilometern die Modernisierung des Betriebsablaufs deines Onkels effektiv steuern kannst. Dein Wunsch ist schon begrüßenswert und ich will es dir nicht ausreden.

Aber dein Onkel würde jemand vor Ort benötigen, der ihn erstens in die Software einweisen kann und zweitens, viel wichtiger, die Betriebsabläufe vom Zettel in den PC bringen kann. Das ist halt nicht aus der Ferne möglich. Okay, manches könntest du per Fernwartung machen, z.B. mit der kostenlosen Software www.teamviewer.com

Zu überlegen wäre auch KFZ FAKTURA:
https://www.kfz-faktura.de/

Für einen Vergleich schau mal hier:
http://www.wallstreet-online.de/rat...puter/welche-werkstatt-software-ist-die-beste


Dann stellt sich die Frage, ob es nur um die Faktura gehen soll oder die Auftragsbearbeitung, die Kundenverwaltung oder eben auch die Implementierung von Diagnosesoftware in den Tagesprozess.

 

[Nightangel]

Es wird nicht alles übers Telefon gemacht.

Werde wohl in die Heimat reisen um die Familie zu besuchen für 2-3 Wochen und während dessen dann alles bei ihm installieren und konfigurieren.
Als erstes dann auch Onkel und Tante auf ne Fortbildung schicken, damit ich das nicht machen muss sondern Profis.
Für den weiteren support hat er ja dann den Kunden-Support des ERP Systems und außerdem vor Ort einen Informatiker der notfalls vorbei kommen kann, falls ich das über teamviewer nicht schaffe.

 

[tux]

Ein kleiner Hinweis zum Thema Kontoauszüge:
Da ich beruflich in unserer Firma den Zahlungsverkehr von unseren Kunden betreue müsstest Du ersteinmal wissen, mit welchem Programm die Kontoauszüge digitalisiert aufbereitet werden sollen, damit Du sie ggf. mit einer ERP-Lösung verarbeitet kannst.

Du wirst weiterhin eine Schnittstellenbeschreibung benötigen, da Du nich wissen kannst, ob die Kontoauszüge strukturiert oder unstrukturiert aufbereitet werden. Aus eigener Erfahrung kann ich dir mitteilen, dass sich Banken nicht an den MT940 Standard halten. Sie wandeln ihn immer ein bisschen ab, weshalb wir in unserer Software für jede Bank, die unsere Kunden verwenden, eine separate Verarbeitung entwicklen mussten.

Solltest Du die Verarbeitung der Kontoauszüge in der ERP Lösung integriert haben wollen, musst Du sicherstellen, dass das jeweilige Format der Bank vom ERP System unterstützt wird.

Das ganze darfst Du Dir nicht trivial vorstellen, auch wenn man von einem MT940 Standard spricht und man der Meinung ist, dass sich alle daran halten.