Dokumentenmanagement

[Gelöschtes Mitglied 1550]

Ich nutze aktuell rund 4 Ordner zur Aufbewahrung meiner wichtigsten Dokumente (Versicherungen, Verträge, ...) und würde die gerne "abschaffen" bzw. alles einfacher im Zugriff haben, wenn nötig.

Wichtig ist, dass ich das gerne selbst hosten würde - ich betreibe mehrere Root-Server, es muss also nicht am Webspace scheitern.

Gibt es da was? Im Optimalfall kostenlos, ich bin bisher nur auf Plone gestoßen, bin mir aber unsicher, ob das wirklich das ist, was ich suche...

Danke!

 

[drfuture]

Öhm... ich würde so ein Vorhaben nicht wirklich in die Webentwickler Ecke schieben... also allgemein nicht in die Web-Ecke
Dazu sind mir die Daten zu wichtig und das ganze evtl. nicht Ideal zu bedienen.

Schau dir mal http://www.elo-office.de/funktionen an - das wäre eigentlich das Ideale dafür... gibt es auch als *kostenlose* Version

 

[gelöschter Benutzer]

Plone ist ein Content-Management-System und kein DMS, oder?

Gibt da aus der Open-Source-Ecke z.B. OpenKM oder Alfresco. Ich würde allerdings ein Desktop-Tagging sinnvoller finden – Beagle wäre meine Wahl, gibt aber auch noch andere Tools. Vielleicht solltest du erst einmal ein gutes OCR-Programm suchen, dann lassen sich PDFs nämlcih viel leichter durchsuchen

 

[accC]

Spontan würden mir einfallen:

- Owncloud | ähnlich drive.google.com; Cloud für Dokumente, Lesezeichen ..
- Feng Office | ähnlich drive.google.com/ docs.google.com; Groupware; Email, Kalender, online Office Paket; Team-/Terminmanagement, Dokumentverwaltung

 

[Gelöschtes Mitglied 1550]

Ich würde das gerne wieder hochholen.

Ich bin nunmehr nicht auf der Suche nach einem expliziten DNS, sondern einer "einfachen" Vertragsmanagement-Software, bestenfalls selbst gehosted.

Anforderungen:

• Vertragsdaten einpflegen (Vertragsnummer, Vertragspartner, Datum, ...)
• Kündigungsfristen erfassen
• Erinnerung an Kündigungsfristen per Mail
• bestenfalls PDF-Anhänge möglich

Habt ihr eine Idee? Irgendwie steh ich mit den aktuellen Google-Begriffen auf Kriegsfuß... wenn's sein muss, geht auch ein "Cloud"-Dienst.

Nachtrag: organize.me sieht ganz nett aus, ist allerdings ein wenig oversized für meine Ansprüche.

 

[godlike]

Ich hab da so ein geiles Konzept - hab da was entdeckt das nennt sich Leitz-Ordner. Da drucke ich den Krempel aus und stelle den in ein Regal. Das meiste kommt ja sogar noch in Papierform. Wenn nicht hat man ja die Mail eh online. Irgend einen Cloud wäre mir hier viel zu riskant. Dann zerhauts da einen Server und alles ist weg. Papier ist da doch wirklich nicht verkehrt.

Leute mit ganz viel Paranoia können die doppelte Ausfertigung ja bei den Eltern/Freunden lagern falls es mal brennt...

 

[Gelöschtes Mitglied 1550]

Es geht, wie gesagt, nicht darum, die Dokumente unbedingt zu digitalisieren.

Hauptsächlich geht es um einen schnellen Überblick über nötige Kündigungen, Versicherungspolicen, ... solche Dinge halt. Die Leitz-Ordner stehen hier im Regal und bleiben auch dort - melden sich halt z.B. aber nicht, wenn was gekündigt werden sollte.

 

[godlike]

Wie viele Verträge hast du am laufen Also ich hab da schon einen Überblick. Wenn ich wo kündigen will, den Termin nicht verpassen darf, dann mach ich mir eine Erinnerung im Kalender, sowohl in dem auf dem Smartphone also auch in den aus Papier im Büro Mehr braucht es ja nicht.

Ach und wenn du die totale Übersicht brauchst, so quasi auf einen Blick, mach nen Excel Liste Einfacher gehts ja wohl nimmer.

Aber Ok, könntest auch Lampp aufsetzen mit einem Homeserver, darauf eine SQL-DB laufen lassen und per PHP-Script... ach lassen wir das, ich glaube mein Standpunkt dazu kam an

 

[drfuture]

Solche dinge würde ich dann aber im Normalen Kalender im Handy / PC / gesynct was auch immer... google Kalender pflegen.
Eigene Kategorie oder eigenen Kalender dafür anlegen >> Listenansicht ist alle Verträge Erinnerung zum kündigen usw. kommt automatisch hoch

 

[BurnerR]

Schau mal nach "Getting things done". Ein bekannter Psychologe Baumeister spricht in seinem Buch recht positiv über dieses System.
Dabei hat man unter anderem ein Ablagesystem für Dokumente zur "Wiedervolage" also wann du dir das jeweils nochmal anschauen sollst.


Ich selber verwende aktuell allerdings auch einen Kalender und eine normale datumsbasierte ToDo-Liste.

 

[virtus]

Kalendereinträge digital oder analog und fertig ist die Sache.
Aber warum einfach, wenn's auch kompliziert geht.

 

[Yash]

Irgend einen Cloud wäre mir hier viel zu riskant. Dann zerhauts da einen Server und alles ist weg

Also ich synce meine Cloud auf drei Geräten. Wenn wirklich mal was kaputt gehen sollte, dann hab ich immer noch drei Kopien plus zusätzlich regelmäßig von Hand erstellte Backups. Da müsste schon die Cloud kaputtgehen und die Wohnung abbrennen mitsamt den Backups in der Schublade Ich finde eine sauber eingerichtete Cloud sehr praktisch und will das nicht mehr missen.

 

[BurnerR]

Oder aufm Server oder einem Gerät werden alle Dateien gelöscht und die anderen syncen das dann brav und löschen ihre Files auch .
Backups von Hand... ist ein guter Weg in eine Katastrophe.

 

[virtus]

@BrunerR im worst case schlägt ein Komet ein und vernichtet die gesamte Erde, wie wir sie kennen.
Es ist schlicht unmöglich, sich gegen wirklich alles abzusichern, aber solange ein gewisses Mindestmaß eingehalten wird, kann man von Verhältnismäßigkeit sprechen.
Bei ausgedruckten Formularen können diese auch durch Wasser-/Feuer beschädigt werden. Dazu reicht schon ein Wohnungsbrand oder ein Wasserrohrbruch an der richtigen Stelle.

Du solltest bedenken, dass man an viele Unterlagen, zwar mit Aufwand, auch wieder kommt, wenn man den Vertragspartner kontaktiert.
Insbesondere Versicherungen, Konten, Mobilfunk, Telefonanschluss etc pp