[Brainstorming] 1 Tag geplante Abschaltung, Kommunikation intern/extern

[cavin]

Hallo liebe Community,

ich brauch eure Hilfe bei einem kleinen Brainstorming.

Annahme: eine Firma mit Kundencenter (z. B. Energieversorger) ist geplant (eventuell mehrmals) 1 Tag über nicht erreichbar.

Das heißt für Kunden und Partner (extern), Faxe und Mails gehen ein, werden aber erst am nächsten Tag bearbeitet. Das ist nicht tragisch, weil dies meistens sowieso nicht tagesaktuell geschieht.
Das Eingabeportal über den Browser, in dem Meldungen gemacht werden können, ist nicht erreichbar. Telefonisch geht auch nichts.

Innerhalb der Firma (intern) kann am PC nicht gearbeitet werden (keine Mails, Faxe, Zugriff auf Portal), Telefonanlage ist ebenfalls aus.

WAS IST NUN ZU BEACHTEN, DASS ALLE RECHTZEITIG INFORMIERT WERDEN?

Es geht nicht darum, die Erreichbarkeit zu erhalten sondern nur um die Informationswege, den Ausfall zu kommunizieren.

Bitte einfach wild drauf losschreiben, was euch einfällt.
Beispiele: Telefonanlage mit Bandansage schalten, wann wieder erreichbar und alternative Wege (Mail/Fax). Rechtzeitge Info im Portal, dass an diesem/diesen Tagen nicht drauf zugegriffen werden kann, ebenfalls mit Alternativen. Intern die Mitarbeiter mit anderen Aufgaben betreuen, zu welchen man das PC-System nicht braucht (Archiv ordnen), andere Abteilungen informieren.

Danke für eure Hilfe!

 

[badboyoli]

Umleitung bei nicht Erreichbarkeit auf mobiles Netz und Endgeräte. Zum Beispiel Smartphone und Tablett

 

[godlike]

Jep, einfach die Nummern aufs Handy umleiten. Machen wir hier auf der Arbeit auch so. Die Mails usw. kann man ja auch umleiten. Wegen Anrufen kann man zur Not auch einen Telefondienst zwischen schalten der wichtige Infos entgegen nimmt usw.

 

[cavin]

Das Problem ist nicht die fehlende Erreichbarkeit, das macht nichts. Es geht nur darum, dass dieser Ausfalltag korrekt in alle Richtungen kommuniziert wird.
Dass eben jeder rechtzeitig informiert wird. Hab die Beschreibung geändert. Die Mitarbeiter sollen auch nicht erreichbar sein, weil sie selbst sowieso nicht am PC arbeiten können. Eventuell sogar Zwangsurlaub verordnet bekommen.

 

[godlike]

Rundmail / Brief an alle Kunden?

 

[cavin]

Ich weiß noch nicht wie oft die Ausfälle vorkommen werden, Briefe wären zu teuer da ja nur Problemfälle sich bei uns melden, der Optimalkunde will nichts von uns. Mailadresse haben wir oft nicht. Bleiben wir bei automatisierten Rückmeldungen auf Kundenanfragen per Telefon, Mail, Internetportal.

 

[drfuture]

Irgendwas Virales - und den Ausfall direkt als Werbung nutzen... - eine Flugzeugatreppe über dem Firmensitz explodieren lassen und dabei ein großes Banner aufsteigen lassen auf dem Steht *Die xxxxx genießt morgen einen Tag Pause - daher sind wir nicht erreichbar*

.... oder so

 

[The_Emperor]

Automatische Antwort am Mailgateway einstellen, auf der Telefonanlage eine simple "Sie rufen uns außerhalb der Geschäftszeiten an, auf Wiederhören" Meldung einstellen und auf der Firmenhomepage einen Info-Banner über die Dauer einblenden. Wenn der Tag schon etwas länger im Vorfeld bekannt wird vom Mailgateway automatisch an alle ausgehenden Mail als Signatur einen Reminder anfügen.

 

[cavin]

Danke für eure Vorschläge, habt mir geholfen

 

[Jarlachxs]

Wie sieht es mit VPN Verbindungen aus? Wartungszugänge etc. ...