Integration mehrerer Anwendungen für Buchhaltung

[sia]

Hallo Leute,

Ich nutze derzeit folgende Anwendungen zur Buchhaltung meines Gewerbes:

• Timesheet für Zeiterfassung
• GnuCash für Kundendaten und Onlinebanking-Saldenabfrage
• LibreOffice (Calc, Writer) für Korrespondenz (Rechnungen, Mahnungen, Briefe)

Mein Workflow sieht folgendermaßen aus:

1. Zeiterfassung vor Ort mit der Android-App "Timesheet"
2. Export eines Timesheet-Reports und Abfrage via SFTP vom Telefon ⌛
3. Anpassen des Reports, Stundenkalkulation in Calc ⌛
4. Rechnung schreiben in Calc ⌛
5. Buchungen prüfen in GnuCash

Jetzt habe ich bei den mit ⌛ markierten Tasks einen Flaschenhals, da ich das alles manuell machen muss. Ich frage den Report mit FileZilla via SFTP ab (rsync/scp funktioniert leider nicht zuverlässig), kopiere das in einen Ordner [KW]Kunde/Stundenzettel/[/KW] und bearbeite auch das Rechnungstemplate manuell.

Wie kann ich diese Arbeitsschritte schneller ausführen? Am liebsten würde ich ja alles in GnuCash machen und/oder das über eine Weboberfläche verwalten. Hatte schon InvoicePlane/FusionInvoice, InvoiceNinja und zahlreiche andere Web-Tools ausprobiert, die ich mir schon gar nicht mehr merken kann, aber stets war die Usability schrecklich oder es gab keine Anbindung an FinTS/HBCI.

Toll wäre, wenn ich die mit Timesheet generierten Reports mittels weniger Klicks (Python-Script?) in eine Rechnung übernehmen könnte, die ich dann gegebenenfalls nachträglich bearbeite und per Klick rausschicke. Bonuspunkte, wenn ich mit GnuCash Zahlungen zuordnen und gesammelt Mahnungen inkl. angehängter Rechnungskopie raushauen kann.

Ich würde mir das ganze auch etwas kosten lassen, habe aber nur wenige hundert Euro zur Verfügung – mehr als kleinere Anpassungen von einem studentischen Entwickler werden da nicht drin sein. Wenn ich das irgendwie selbst mit Python, C oder Java zusammenfrickeln kann (bin Sysadmin, kein Programmierer, dafür lerne ich aber sehr schnell) und dafür weniger als 20 Stunden brauche, wäre das toll.

Würde das selbstverständlich auch als Open Source der Community zur Verfügung stellen, leider fehlt mir aber zuerst einmal ein Ansatz.

 

[theSplit]

Also ich kann dir das nur so schildern:

Das Problem eine CSV/XLS exportieren Report aus der App vom Telefon zu holen, wird vermutlich erst mal nur Manuell gehen. Es sei denn das Dropbox Sicherungsfeature steht dir zu Verfügung, und dann müsste man eben über die Dropbox API gehen.

Hat man die Daten dann bezogen muß der Report, je nach Format der CSV entsprechend eingelesen werden - am besten wäre es wahrscheinlich du hast ne Desktop App in der du folgende Sachen eintragen kannst:
1) Stundenanzahl (eingelesen aus CSV) mit Korrekturoption in der Anwendung
2) Beschreibung der Arbeit/Tätigkeit/Arbeitszeit
3) Preis pro Stunde
4a) Checkbox inklusive oder ohne...
5b) Mehrwertsteuer
6) Basisdaten des Kunden (Anschrift und Co)
7) Berechnung der Gesamtkosten in der Anzeige/UI
8) Basisdaten für die Rechnung (Datum, Fälligkeitsdatum, rechtlicher Hinweis/AGB - Zahlungsmöglichkeiten, Bedingungen, Header/Footergrafiken... könnten ja mehr oder weniger umfangreich sein)
9) Export der finalen Rechnung als PDF

Optionales was ich sehe:
- Sichern der eingegeben Daten in einem freundlichen Format, zum Beispiel XML oder JSON für die spätere "Wiederverwendung" (Template) oder nur als Sicherung für dich.
- Kundenmanagement mit kleiner Kundenverwaltung der wichtigsten Basisdaten deiner Kunden für die schnelle Einbindung in eine neue Rechnung (wenn man hier ganz steil gehen will, kann man auch gleich noch eine Datenbank dafür verwenden... was sogar besser wäre, wie auch für die Sicherungsdaten)
- eine Vorlage für eine Mahnung

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Ein (bearbeiten)/schreiben der Rechungen in Calc fällt dann allerdings flach, es sei denn man bekommt nen Export statt PDF in ein Calc Format hin - aber warum nicht gleich PDF, daher auch die Sicherungen von erstellten Rechnungen, als Idee.

Und GnuCash würde ich dann nur für die Prüfung nehmen ob eine Rechnung auch bezahlt wurde und das dort managen soweit möglich, aber da kenne ich jetzt nicht alle Features in wie weit man dort Kundenverwaltung und Co hat. Ideal wäre natürlich wenn sich eine solche Software an GnuCash bedienen könnte und umgekehrt, also Kundendaten einzulesen bzw. in GnuCash zu importieren.

Ansonsten wird eine Lösung, schätze ich mal, nicht in 20 Stunden schnell am Reisbrett entworfen, es muß ja einiges berücksichtigt werden und neben der Entwicklung kommt auch ein Interface dazu - wenn du natürlich selbst auf so etwas wie Qt zurückgreifen willst, ginge das relativ flott. Wäre dann aber C++.

Aber der ganze UI Code, neben der Logik, würde auch in Python mit wxWidgets oder Qt... zum Beispiel (es sei denn man baut sich das UI mit einem UI-Tool) dennoch viel Handarbeit erfordern, würde ich spontan sagen. Vielleicht sind die Generatoren dafür ja mittlerweile schon besser geworden.

Eigentlich kann man so ein "Tool" auch noch viel größer aufziehen, aber man wird auch nicht ohne weiteres ein GnuCash ersetzen können, wenn du dort viele Features nutzt bzw. mal eben schnell - ich weiß nicht wie es mit Banken in DE ist, mal schnell mit einem Testaccount HBCI oder diese Neuerung davon testen können... vermute ich mal.

 

[sia]

(könnte das ein Mod evtl. ins Programmierforum verschieben? Ich denke, das wäre da besser aufgehoben)

Ich würde das schon gerne alles über ein gemeinsames Programm (GnuCash) machen und nicht das Rad neu erfinden.

Mittlerweile habe ich herausgefunden, dass GnuCash eine Python-Schnittstelle hat.

Meine Idee wäre jetzt folgende: Ein Programm, in dessen Config-Datei ich die Zugangsdaten für's Handy einspeichere. Das verbindet sich dann via Paramiko auf das Smartphone und schnappt sich die neusten Dateien. Das eventuell mit Checkbox für alles, was im Zielverzeichnis nicht enthalten ist.

So habe ich die XLS/CSV-Dateien (mehr kann Timesheet leider nicht) semi-automatisch auf dem Rechner. Diese kann ich mit einem Python-"Filter" aus CSV/XLS in eine LibreOffice-Datei umwandeln, die ich dann bearbeiten kann. Dazu könnte cell_acceptance helfen, was mir mit einem definierten LO-Template nach meinen Regeln die Stundenanzahl rundet.

Eventuell nutze ich auch die UnoTools, um eine bearbeitbare bzw. überprüfbare Version der Daten zu erhalten (i.d.R. geht es nur darum, zu schauen, ob die Stundenanzahl grob passt). Daraus generiere ich dann eine Rechnung mit den Python-Bindings für GnuCash und baue ein LaTeX-Template, welches mir die Rechnung als PDF ausgibt. Wenn dann die Zahlung (in GnuCash) eingeht, kann ich diese dort der Rechnung zuordnen.

Genauso würde ich dann auch Mahnungen mit den Python-Bindings schreiben: Unbezahlte Rechnungen raussuchen lassen, das per Writer-/TeX-Template in eine Mahnung einfügen und raus damit. Anscheinend kann man das statt mit Uno auch etwas komfortabler mit dem collective.documentgenerator erledigen.

Das UI mache ich dann mit PyQt bzw PyForms. Dort reichen eigentlich zwei Buttons "Import" und "Export". Import öffnet mir ein Fenster mit einer Liste der Dateien, Export zeigt mir eine Auswahlliste der kürzlich importierten Daten an, lässt mich das mit LibreOffice öffnen und sobald ich speichere, kann ich das nach GnuCash exportieren. Somit könnte ich dann LibreOffice als vollwertige GUI zur Bearbeitung der Daten nutzen.

Da ich selten programmiere, müsste ich mir erst mal PyForms, die Python-Bindings für GnuCash und den Documentgenerator aneignen. Das wird denke ich alleine schon mal 5-10h dauern, die Programmierung selbst dann noch mal 20h.

Meine aktuellen Fragen:

• Klingt meine Aufwandsschätzung für erfahrenere Entwickler als ich es einer bin realistisch oder zu blauäugig?
• Gibt es bessere GUI-Toolkits als PyForms? Wxwidgets wird schon ewig nicht mehr weiter entwickelt, das konnte ich "damals"…
• Ist die Struktur des Programms sinnvoll? Also quasi GnuCash als Backend für die Rechnungsstellung und als "Datenbank" zu nutzen und LibreOffice zum Bearbeiten der Daten?

EDIT: Ich denke, die Rechnungen nicht in Calc, sondern in Writer auszugeben, wäre sinnvoll. Dann hätte ich automatischen Zeilenumbruch und könnte Documentgenerator nutzen.

 

[theSplit]

Das klingt ziemlich durchdacht. Wenn Pyforms eine Dateiauswahlfenster hat, ist das in 2 Stunden erledigt, maximal. Sind ja nur circa 40-50 Zeilen Code (als ich mir die Doku dazu angesehen haben eben) und ein paar Variablen für später?

Spannender wird es aber mit den GnuCash Bindings, ich sehe da nämlich keine Dokumentation für - das heißt du mußt die Beispieldateien durchgehen oder dir die Bibliothek als solches ansehen um alle Funktionen (wenn nicht alles gelistet ist) herauszufinden, da wird die meiste Zeit bei ins Land gehen. Das kann man zwar schon vorher machen, aber beim Coden wirst du nicht drumherum kommen, wird also der größte Posten. 4-5 Arbeitstage a 8 Stunden. In den Beispielen war auch ein Latex Export übrigens, das wäre ja dann für dich bestimmt auch mal interessant anzusehen.

Zum collective.documentgenerator - wenn ich richtig sehe wird doch eigentlich das "Appy Framework" (verlinkt auf der Github Seite) verwendet um die Templates zu produzieren? Vielleicht brauchst du den collective.documentgenerator dann als solches nicht?

Appiy sieht aber auch relativ easy aus, auch wenn ich nicht sagen will das die Beschreibung "nur eindeutig" ist, der "get started guide" ist umkompliziert, der User Guide ist irgendwie schon kompliziert(er) . - auch 2-3 Tage damit. Du hast ja relativ wenige Felder nehme ich mal die du füllen lassen mußt.

 

[sia]

Zum collective.documentgenerator - wenn ich richtig sehe wird doch eigentlich das "Appy Framework" (verlinkt auf der Github Seite) verwendet um die Templates zu produzieren? Vielleicht brauchst du den collective.documentgenerator dann als solches nicht?

Oh nein, das ist für Web Apps. Danke für den Hinweis.

Also doch das unsäg… äh, anspruchsvolle UNO

Geht eigentlich nur um Stundenzahl, Auslagen, Tätigkeitsbeschreibung (also bei den Rechnungen).

Appy kann ja anscheinend recht viel, aber ob ich das als Webapp schreiben will…

 

[theSplit]

Nur so als Frage, warum willst du eine WebApp - das ist ja nicht direkt nativ Python....

Spricht etwas gegen stinknormale .py Dateien als Anwendungen?

Ich meine nur, mit/im Browser machst du dir das vielleicht unnötiig kompliziert - und Pyforms ist ja nicht nur für den Browser?
Vielleicht doch besser PyQt dann, als "normale Anwendung" ? Wenn man von der Lizenz für Qt absieht. Läuft auch auf Windows/Linux/Mac...

 

[sia]

Nur so als Frage, warum willst du eine WebApp - das ist ja nicht direkt nativ Python....

Nein, ich will ja keine, aber Appy ist ja für Web Apps, oder?

Gibt's außer diesem documentgenerator noch andere, einfache Klassen für LibreOffice?

 

[theSplit]

Ne, Appy ( http://appyframework.org/ ) und dort "POD" (zweiter Eintrag, die Homepage ist wirklich sehr obfuscated!) - hast du mit dem Framework die Tools OpenOffice und Co zu exportieren bzw. Templaten zu lassen für den Export, wie du es vorhast.

Ist vollkommen richtig!

Ich seh nur gerade nicht ob das ein Anteil oder separater Teil des Frameworks ist*. Jedenfalls, sollte es damit sehr wohl gehen, auch ohne Web.

Siehe auch: http://appyframework.org/pod.html

*Ist eine eigene Bibliothek.

 

[godlike]

Also entweder hab ich einen Denkfehler oder du hast 450 Aufträge im Monat. Wenn es wirklich nur um das geht, was du ganz oben beschrieben hast, mach dir vor Ort die Notizen per Hand, übertrag die in deine Buchhaltung daheim und schreib die Rechnung. Allein die Zeit, die du hier im Thread gebraucht hast, hätte doch für 50 Rechnungen gereicht. Oder hab ich was grundlegendes nicht kapiert?

 

[theSplit]

Ich kann nicht für phre4k antworten, aber Daten elektronisch zu Verfügung zu haben hat schon riesige Vorteile - nur allein von der Analysemöglichkeit her. Das hast du in Papierform nur mit viel Arbeit und einer guten Ordnung und selbst dann kann man immer was übersehen wenn man etwas nachvollziehen/überprüfen und zusammenführen will an Informationen.

Außerdem, wenn er so nen Kleber zwischen den Anwendung bauen will und sich sein Leben um einiges leichter machen möchte, ist das doch nicht verkehrt - er meinte ja auch, er würde es vielleicht als Open Source Lösung online stellen, da hätte auch andere vielleicht etwas davon und man immer darauf zurückgreifen. Versuch das mal mit deinem Ordner/Dokumentbergen

 

[sia]

Ich hab schon einige Aufträge, das ist aber gar nicht das Problem – hauptsächlich die Dokumentierung meiner Arbeitszeit ist schwierig. Bisher habe ich einige Systeme (mite, Webapps, …) ausprobiert und bin letztendlich bei einem kostenlosen Tool hängen geblieben.

Wenn ich aber jeden Monat 2h mit Dokumentation meiner Arbeitszeit, Rechnungsstellung etc. beschäftigt bin kann ich ca. 4 Tage für dieses Projekt hier aufwenden (=20h Programmierzeit):

Ich kann mir vorstellen, dass das Software effizienter und vor allem fehlerlos machen würde. Kommt des Öfteren vor, dass ich Zahlendreher drin habe und dann die Rechnung neu schicken muss, was sehr peinlich ist.

Und genau, als FOSS-Lösung würde das auch anderen in meiner Situation helfen. Die Ordner/Dokumentberge hat man ja immer noch, man hat dann nur einen besseren Überblick

 

[theSplit]

Was ja auch ein Vorteil ist, man könnte die Daten dahingehend auswerten, "Karteileichen" mal wieder zu kontaktieren... was je nach Business gar nicht so verkehrt ist, ganz einfach weil man als Mensch/Firma auch nicht immer präsent ist bei denen und auch andersherum. Und das ist nur ein Vorteil, man kann auch andere Statistiken damit erheben.

Big Data, big data....

 

[godlike]

Ist mir zu hoch Ich bin auch selbständig. Wenn ich einen Auftrag hab schreib ich mir danach auf wie lang ich dafür gebraucht habe, erstelle die Rechnung auf Basis der Stunden (hab ich im Rahmen eines Angebotes am Anfang ja schon grob bestimmt) und fertig. Was musst du da denn groß dokumentieren? Ist nur ne Frage, kein Angriff. Will es nur nachvollziehen können. Kenne viele Selbständige aber da hat keiner ein extra Programm für so was

 

[sia]

In der IT sind Resultate von Aufträgen oft nicht direkt erkennbar, daher ist Timetracking essentiell. Weiteres via PN

 

[drfuture]

Schau dir doch mal https://www.invoiceninja.com/ an - das ding ist nämlich OpenSource https://github.com/invoiceninja/invoiceninja und könntest du selber Hosten...

die NextCloud handy-app hat glaube ich einen autoupload von Ordnern - das heißt wenn du zusätzlich noch dein eigenes TimeTrack nutzen möchtest - könntest du den export davon in eine private nextcloud laden und am selben server invoiceninja laufen lassen - dann "einfach" die passenden Einträge in die DB schreiben die du für eine neue Rechnung benötigst ...

 

[sia]

Schau dir doch mal https://www.invoiceninja.com/ an - das ding ist nämlich OpenSource https://github.com/invoiceninja/invoiceninja und könntest du selber Hosten...

Leider keine FinTS-Anbindung und ich sehe auch keine einfache Möglichkeit, die Zeiten von Timesheet in InvoiceNinja zu importieren:

Hatte schon InvoicePlane/FusionInvoice, InvoiceNinja und zahlreiche andere Web-Tools ausprobiert, die ich mir schon gar nicht mehr merken kann, aber stets war die Usability schrecklich oder es gab keine Anbindung an FinTS/HBCI.

…

die NextCloud handy-app hat glaube ich einen autoupload von Ordnern - das heißt wenn du zusätzlich noch dein eigenes TimeTrack nutzen möchtest - könntest du den export davon in eine private nextcloud laden und am selben server invoiceninja laufen lassen - dann "einfach" die passenden Einträge in die DB schreiben die du für eine neue Rechnung benötigst ...

Nicht die dümmste Idee, wie würdest du das konkret anstellen? Also mit welchen Libraries?

Kann leider weitaus besser in Python als in PHP scripten.

EDIT: Habe mich mal fix in die API eingelesen, aber irgendwie scheint man Tasks nicht erstellen zu können. Sieht das bei euch auch so aus?

Spoiler

{
  "error": "no response from server"
}

 

[drfuture]

Task bräuchtest du dann nicht - hier steht was von instant upload https://nextcloud.com/blog/nextclou...t-calendarcontacts-integration-with-davdroid/

Ich habe bisher noch owncloud daher kann ich das nicht testen - verstehe das aber so das dateien in bestimmten ordnern direkt in die nextcloud gelegt werden sobald sie erstellt werden.
Dort liegen sie im Normalfall im Plaintext im Filesystem und könnten somit verarbeitet werden - das war als Ersatz für deine sftp verbindung die ich irgendwie nicht so praktisch finde - oder was ist wenn die verbindung beim abholen mal nicht passt / dein handy nicht erreichbar ist?

Das du die App schon probiert hattest habe ich übersehen... - aber trotzdem FinTS brauchst du dabei doch vermutlich gar nicht.
Davon abgesehen das TimeTracking ja auch direkt mit dem Ninja geht (aber ja evtl. nicht so gut das ist ok)

Kannst du in eine mysqldb halt sehr leicht schreiben - das heißt von mir aus auch per python die .csv auslesen und nen insert in die mysqldb machen - schon tauchen alle infos in der Oberfläche auf.
Dort kannst du Kontrollieren und drucken / per E-Mail senden.

Dann bräuchstest du "nur" noch einen export deiner Buchungen - lässt sich GnuCash per commandline steuern? (Wobei du ja bei fints wohl einen code eingeben musst?) Evtl. kommst du von deiner bank sonst irgendwie an die buchungsdaten?
Die könntest du ebenso in obige mysql-db schieben.

InvoiceNinja würde dir halt die Datenzentrale, Rechnungs-Template, Generieren, Tracken usw. abnehmen - und du müsstest die Datenlieferung übernehmen.

 

[sia]

@drfuture: Task ist nicht für Nextcloud, sondern für InvoiceNinja. Da muss ich doch die Tasks importieren, um Rechnungen daraus generieren zu können, oder? Tasks sind ja quasi die "Aufgaben", die auf meinem Stundenzettel von Timesheet stehen – dort nennt sich das ebenfalls "Aufgaben", Kunden in Invoice Ninja wären dann "Projekte" in Timesheet.

Wenn das Ding ne API hat, will ich da ungern direkt in die DB schreiben. Am Ende ändert sich iwo das Schema und ich zerschieße mir nach nem Update die Datenstruktur…

Das InvoiceNinja Timetracking funktioniert leider nur online, daher in WLAN-losen Serverräumen nicht zu gebrauchen. Native Android-App gibt's laut deren Roadmap nicht so bald.

Welche Library sollte ich für XLS/CSV nutzen? Tablib sieht gut aus. Also, "Import" in Python schon mal geklärt, aber wie läuft der Export als Task in InvoiceNinja?

Würde dann von GnuCash nach InvoiceNinja die Buchungen als "Expenses" und "Payments" exportieren, das sollte ja dann auch gehen.

 

[theSplit]

EDIT: Habe mich mal fix in die API eingelesen, aber irgendwie scheint man Tasks nicht erstellen zu können. Sieht das bei euch auch so aus?

Geht für mich auch nicht, aber die Doku ist ehrlich gesagt so gut wie nichts aussagend:

1) Du machst nen POST Request auf die "/tasks"-URL
2) Übergibst den Header Wert: "body" in dem JSON steht, soweit okay
3) Was soll denn nun aber in dem JSON drinstehen, was für Felder/Feldnamen/Infos ?
...

Und da hört das schon bei mir auf, ich weiß nicht was das Teil erwartet, finde ich schlecht dokumentiert
So auf den ersten Blick.

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Das Problem, falls es eines ist, welches ich gerade sehe - du mußt doch auch nach einem Umstieg auf InvoiceNinja deine Daten von bzw. immer mit GnuCash abgleichen, oder dann überhaupt nicht mehr?
Wenn das so wäre, würde ich nicht unbedingt diesen Weg gehen, weil du dir dann ein neues Problem an den Hals schaffst: "Die Daten zwischen den Anwendungen synchron zu halten".

Das kann jetzt mehr oder minder nervig sein, vor allem weil du vermutlich in GnuCash noch ein paar Features mehr hast? Und das Teil keinen Server Client benötigt. Python würdest du ja in jedem Fall benutzen.

Ich kann auch falsch liegen, aber so seh ich es gerade.

Ne CSV kann man auch ohne Library einfach parsen, wenn das Schema klar aufgebaut ist, meine ich.
Die Libraries können natürlich auch vieles vereinfachen, ist nur die Frage ob man dann zehn Komponenten auf ein Problem schmeißt, anstatt es nativ in Python mit nem einfachen Parser zu realisieren. Aber ich geb auch zu, durch die Bibliothek kannst du (eventuell) die Daten leichter und "pythonisch" handhaben und ansteuern.

Aber man kann es auch übertreiben und braucht nicht zwingend für jede Hürde ne neue Lib, wenn man etwas die Sprache beherrscht, die kann auch von Hause aus viel. Und ist auch die Frage, was willst du dann noch mit den Daten anstellen, das du soviel "extra Code und Arbeit" in dein "Framework" zusammenhaust so das jeder sich erstmal X Dokumentationen aneignen muß?

Keep it simple and stupid - und ich könnte mir vorstellen, das die CSV Struktur einfach zu parsen ist, auch mit den "Boardmitteln" in Python

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Aber mal auf InvoiceNinja bezogen, "lohnt" sich der Wechsel von so etwas wie GnuCash auf das System in deinem Fall und wie leicht kannst du Daten aus der Software nutzen/ansprechen? - Was ich eigentlich Fragen will, wenn die Daten in einer mySQL Datenbank liegen, kann man diese weiterverarbeiten oder ist das eine Einbahnstraße?

 

[sia]

Im Prinzip bekommt man Daten aus ner MySQL-DB ja immer irgendwie raus.

Ist nur eine Frage der Anbindung beziehungsweise der Konvertierung. SQL ist ja unter Anderem deshalb so beliebt, weil man schnell irgendwelche Apps hochziehen kann und die Daten fix migriert. Da sehe ich weniger das Problem als das alles erst mal zu verzahnen

Habe dem Entwickler von TimeSheet mal ne Mail über das Kontaktformular geschrieben, ob er prinzipiell bereit wäre, eine Anbindung an InvoiceNinja zu schreiben. Wenn das in der App direkt drin wäre, wäre es ja super geil – Button drücken, die App sendet das automatisch an InvoiceNinja, dort die Zeiten korrigieren, fertig.