Grafische Darstellung eines Dienstplanes?

Hi.

Ich arbeite im Schichtdienst mit unterschiedlichen Schichtlängen.
Gelegentlich muss ich Außentermine planen, was mir jedes mal wieder ein intensives Studium des Dienstplanes aller Kollegen abverlangt um zu schauen, wann überhaupt die Möglichkeit besteht einen Außentermin durchzuführen.
Problem ist, dass vor Ort immer eine Restbesetzung von 2 Leuten sein muss und auch einige Zeiten im Tagesablauf Anwesenheit vor Ort erfordern (also bspw. von 10-11 Uhr muss ich im Frühdienst vor Ort sein und dann nochmal von 13-14 Uhr).

Ich würde mir gerne am Monatsanfang eine Übersicht basteln, an welchen Tagen, an denen ich im Dienst bin, ein Außentermin möglich wäre (also die Zeitpunkte hervorheben, an denen jeweils noch 2 Mitarbeiter im Haus verbleiben und keine der Zeiten, an denen Anwesenheitspflicht herrscht).

Momentan ist es so, dass ich auf den Dienstplan schaue und dann immer die verschiedenen Schichtlängen gegenprüfen muss.
Also beispielsweise so wobei die Kürzel für unterschiedliche Dienstzeiten stehen:

Montag:
Müller F1
Kokser F2
Meier ZD
Seidel SD1
Rüger SD2

Nehmen wir mal wahllos folgende Schicht-Zeiten an:
F1 = 7.30 - 13:30
F2 = 7:30 - 16:00
ZD = 10:00 - 18:00
SD1 = 12:00 - 19:00
SD2 = 13:00 - 19.30

Kernzeiten mit Anwesenheitspflicht:
7:30 - 8:15
11-12
13:15-13:45
19-19:30

Laut obigem Dienstplan wäre demnach folgende Zeit theoretisch geeignet für einen Außentermin:
10-11
12-13:15
13:45-16:00

Zum Vergrößern anklicken....

Diese Termine hätte ich gerne auf den ganzen Monat hin aufbereitet abrufbar für mich, dass ich da nicht jedes mal im Dienstplan ewig vergleichen muss.
Also beispielsweise so (ist jetzt nicht auf das Beispiel oben bezogen):


Dafür bräuchte ich also quasi ein Programm, dem ich die Schichtzeiten und Kernzeiten beibringen kann (F1=7:30-13:30 etc.) und das mir dann eben die freien Zeiträume berechnet und irgendwie übersichtlich ausgibt. Unser Dienstplanungsprogramm kann das nicht und ich kann mir da leider auch nicht die Daten exportieren...müsste da also händisch am Monatsanfang einmal alle Dienste der Mitarbeiter an meinen Diensttagen eintragen. Das wär's mir aber wert.

Ob es so ein Programm gibt oder wie man das umsetzen könnte, weiß ich allerdings nicht.

Hat da jemand eine Idee oder ist das utopisch?

Kokser schrieb:

Unser Dienstplanungsprogramm

Zum Vergrößern anklicken....

ohne gleich deinen Thread zu killen, aber um welches Programm handelt es sich denn da?

Hm, verrate ich denke nicht zu viel, wenn ich das nenne.
Die Planung läuft über QTime.

Keiner eine Idee, wie man das umsetzen kann?

Mir würde es sonst auch reichen einfach nur eine grafische Darstellung zu bekommen über die Besetzung am Tag.
Beispielsweise so:


Dazu müsste man halt dem Programm die verschiedenen Schichten beibringen können.

Bei uns im Unternehmen gibt's sowas. Ist aber eine Eigenentwicklung. Backend ist eine Software mit Oracle-Datenbank. Frontend sind dann mehrere Server, die dann für jeden Mitarbeiter die Schichten anzeigen.

Vielleicht ist das hier was für Dich?

Auf eine eigene Entwicklung darf ich bei dem AG nicht hoffen.
Ich muss mir das schon irgendwie selber basteln.

Bei deinem Vorschlag habe ich mich eben mal angemeldet, der gibt mir aber auch nur einen Dienstplan aus in dem die Schichten aufgelistet sind ohne die Möglichkeit mir die Zeiten mit "Überbelegungen" anzuzeigen. Sprich da müsste ich auch wieder die Dienstpläne studieren.

Warum nutzt ihr nicht einfach einen geteilten Outlook-Kalender? Da kann jeder seine/ihre Schichten pflegen, bzw vom Controlling pflegen lassen. Dann siehts auch so wie auf deinem Bild aus.

Weil keiner der anderen sich die zusätzliche Arbeit machen wird seine Schichten in Outlook zu übertragen, zumal nicht alle den Bedarf haben gucken zu müssen, wann Außentermine machbar sind. Einige Mitarbeiter wissen denke ich nicht mal was Outlook ist.
Ein Controlling, was das erledigen könnte, gibt's nicht.

Wenn du das nur für dich nutzt, kann ich dir eine Weblösung programmieren. - Denke die Optik wie hier skizziert lässt sich sehr einfach umsetzen. Ich habe mal an etwas ähnlichem gearbeitet was ähnlich funktioniert, dabei ging es jedoch um optimale Besetzung, also vielleicht noch ein Schritt weiter.

Kannst du mir, via PN, anonymisierte Beispieldaten schicken? Auch brauche ich die Information, ob nur ganze oder auch halbe Stunden erfasst werden sollen.

Könntest du mit Excel machen. Ich hänge hier ne Beispieldatei an. Im Prinzip viele "COUNTIF" (im Deutschen: ZÄHLEWENN) und "Conditional Formatting" (ka wie das auf Deutsch heißt) färbt dir automatisch die Zellen ein.

Du musst dann halt nur einmalig jeden Schichplan richtig für Montag eintragen (Formel kannst du dann 'nach rechts ziehen'). Für eine elegantere Lösung reichen meine Excel Skills leider nicht, aber ich finde das jetzt auch nicht so dramatisch.

Moin!

Danke schon mal an euch beide für die Hilfe.
Die Excel-Lösung schaut eigentlich gut aus und ich habe das gerade mal für ein paar Tage an einem alten Dienstplan probiert nachdem ich alle unsere Schichten auf die entsprechenden Zeiten gesetzt habe.
Wenn ich mir jetzt noch die Dienste als Excel von QTime ausgeben lassen könnte, dass ich die einfach copy&pasten könnte, wäre das natürlich ideal. Ansonsten muss ich das halt manuell machen für die Tage an denen ich im Dienst bin.
Muss ich mal den Chef fragen ob er die Option im Dienstplaner hat.

Von daher, Danke auch an theSplit für dein Angebot, da was zu erstellen aber mir würde die Excel-Lösung reichen. Alleine hätte ich das nicht hinbekommen, ich habe echt keine Ahnung von Excel.

Jetzt überlege ich nur noch wie ich dann meine geplanten Außentermine darin integriere.
Also bei dem Beispiel von Burner oben würde ich gerne einen Außentermin machen von 10-11 Uhr. Das würde ich in der Tabelle gerne vermerken.
Momentan fällt mir nur ein ein Textfeld über die entsprechenden Zeiten zu legen und dann die Restbesetzung manuell von 3 auf 2 zu ändern.

Und dann hätte ich gerne noch die "Kernarbeitszeiten" wo generell keine Außentermin möglich sind rot markiert, aber ich bin zu doof die Farbe der Felder zu überschreiben. Also zum Beispiel jeden Tag von 11:00-12:00 rot markieren, aber trotzdem die Besetzungsanzahl weiter anzeigen lassen.
Wie mache ich das?